Tập đoàn Bcons xem công tác lập kế hoạch, giám sát và thực thi là công cụ quan trọng hiệu quả trong xây dựng thói quen và định hình văn hóa “ Khác biệt ở chữ Tín” và “Tín với chính mình”.

Kế hoạch tuần thể hiện các bước công việc phải thực hiện của cá nhân, bộ phận hàng ngày căn cứ trên kế hoạch tháng và kế hoạch tổng của dự án hoặc của Tập đoàn.

Bảng kế hoạch tổng rất quan trọng trong việc xác định, tổ chức thực hiện và theo dõi quá trình thi công theo kế hoạch đã lập và theo thực tế công trường. Bảng tổng tiến độ cũng đảm bảo rằng các hoạt động thi công được thực hiện có kiểm soát và giám sát. Bảng tiến độ tổng là cơ sở để ban chỉ huy, phòng ban, nhà cung cấp và nhà thầu phụ xây dựng kế hoạch tháng và kế hoạch tuần.

Chính vì tầm quan trọng trên bảng kế hoạch tổng phải được bảo vệ và thông qua hội đồng. Hội đồng đánh giá bao gồm các chỉ huy trưởng, ban Quản lý dự án, kỷ sư thiết kế và các chuyên gia có chuyên môn phù hợp. Các ý kiến hợp lý đóng góp sẽ được tổng hợp, hiệu chỉnh  và được ban hành bởi Tổng giám đốc.

Nguyên tắc xây dựng kế hoạch tổng dự án của Bcons dựa trên 4 yếu tố: kinh doanh, thiết kế, nguồn lực và khách quan

Yếu tố kinh doanh: Kế hoạch bán hàng và dòng tiền

Yếu tố thiết kế :      Vật liệu và Biện pháp thi công

Yếu tố nguồn lực:   Mặt bằng, vị trí, không gian, thiết bị thi công, nhân công và chi phí

Yếu tố khách quan: Các yếu tố thời tiết, chính trị…

                                                                                       

Bảng tiến độ tổng thể hiện tất cả các hạng mục và bước công việc như thiết kế, thi công kết cấu, hoàn thiện bàn giao. Từng hạng mục và công việc đều có quy định thời hạn ngày bắt đầu và ngày kết thúc.  

Ví dụ: Bảng tiến độ của dự án chung cư An bình bên dưới liệt kê trình tự các hạng mục và công việc như: thi công cọc, kết cấu móng, hầm, thân, hoàn thiện căn hộ, thang máy, hạ tầng landscape, vệ sinh bàn giao với thời gian bắt đầu và kết thúc.

Căn cứ trên bảng tiến độ tổng, chỉ huy trưởng triển khai thi công:

Từng hạng mục sẽ liệt kê theo công việc, vị trí và tầng ví dụ: công việc xây tô, block A tầng 3 đến tầng 5 thời gian từ thời điểm A đến thời điểm B.  

Khối thi công thực hiện quy trình kiểm soát tiến độ tổng với các bước sau:

Nhà thầu phụ đệ trình tiến độ/ kế hoạch tháng lên BCHCT vào ngày 25 hàng tháng ( kế hoạch thi công/ kế hoạch nhập vật tư/ kế hoạch nhập MMTB kế hoạch nguồn nhân lực..)

Kiểm tra và chấp nhận kế hoạch tháng của các nhà thầu phụ, chỉ huy trưởng sẽ lập tiến độ tháng và ban hành cho công trường. Trong kế hoạch tháng, sẽ có chi tiết kế hoạch tuần.

Lập kế hoạch tuần của Bcons là thể hiện cụ thể công việc trước mắt mà cá nhân, bộ phận phải hoàn thành từng ngày trong tuần đóng vai trò quan trọng.

Lập kế hoạch tuần giúp cấp trưởng xác định mục tiêu phải hoàn thành trước mắt trong ngày, dự báo các công tác chuẩn bị ứng phó do thay đổi phát sinh trong khi thực hiện. Việc lập kế hoạch cũng giúp cấp trưởng phải  đánh giá các hoạt động quan trọng, ưu tiên, phân công trách nhiệm người và phương pháp kiểm soát bảo đảm hoàn thành kế hoạch hiệu quả nhất.

Lên kế hoạch tuần của bộ phận và cá nhân giúp từng thành viên hiểu rõ và làm chủ được công việc hàng ngày của bản thân. Bảng kế hoạch đã được thống nhất và ban hành sẽ giúp công tác phối hợp dễ dàng và nhịp nhàng của cá nhân trong bộ phận và giữa các bộ phận trong Tập đoàn để hoàn thành mục tiêu đặt ra.

Lập kế hoạch tuần sẽ giúp công tác theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả sẽ chính xác và nhanh chóng. Đồng thời việc lên kế hoạch cho cá nhân và bộ phận sẽ giúp tăng năng lực tư duy và khả năng bao quát, cũng như khả năng chuyên môn và mở ra cơ hội phát triển thăng tiến của cá nhân trong Tập đoàn.

Lập kế hoạch tuần cho bộ phận và phân công cho từng thành viên căn cứ trên các mục tiêu của kế hoạch tháng. Người chịu trách nhiệm ban hành và giám sát kế hoạch tuần là cấp trưởng bộ phận, chỉ huy trưởng và các giám đốc khối… Cấp trưởng căn cứ kế hoạch tháng được giao và tập hợp các thông tin từ các thành viên, bộ phận thực hiện, để ban hành kế hoạch tuần. Căn cứ trên kế hoạch tuần, từng thành viên sẽ tự lập kế hoạch cá nhân từng ngày trong tuần của mình và thông qua trưởng bộ phận.  Ví dụ: Kế hoạch tuần của thiết kế kết cấu được ban hành bởi cấp trưởng Thiết kế phụ trách kết cấu. Kế hoạch tuần của nhà thầu phụ được ban hành bởi chỉ huy trưởng công trường.

Phương pháp kiểm soát giám sát việc thực hiện kế hoạch là yêu cầu quan trọng bảo đảm sự thành công của kế hoạch. Cấp trưởng sẽ xác định các công việc quan trọng cần phải kiểm tra. Việc xác định công việc trọng yếu cần kiểm tra sẽ tiết kiệm thời gian và nguồn lực nhưng vẫn bảo đảm kiểm soát kế hoạch. Phân công người đủ năng lực kiểm tra cùng với tần suất, thời gian kiểm tra bảo đảm chất lượng và hiệu quả của kế hoạch. Hiện các biểu mẫu về kế hoạch tuần đã được ban hành cụ thể công việc trong ngày, người thực hiện, người giám sát cụ thể khối lượng và tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành.

Vòng lặp thực hiện kế hoạch

Lập và thực hiện kế hoạch tuần tại Tập đoàn Bcons thường gặp các vấn đề sau:

Làm việc không có kế hoạch do thành viên chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc lập kế hoạch, do thói quen không muốn làm kế hoạch do nghĩ mình có trí nhớ tốt, giỏi mọi thứ nằm ở trong đầu, không kế hoạch vẫn làm được. Thành viên không có kiến thức chuyên môn, không biết cách làm kế hoạch, không biết form mẫu, quy trình, quy định làm kế hoạch như thế nào.

Có kế hoạch nhưng nội dung sơ sài, máy móc không cụ thể, thiếu hiểu biết về chuyên môn, không kết hợp yếu tố thực tế, không phân công người thực hiện, người giám sát, nguồn lực thực hiện…

Do đó việc lập và cải tiến kế hoạch theo quy định của Tập đoàn là công việc thường xuyên và bắt buộc đối với từng thành viên và cấp trưởng bộ phận.

Vòng lặp kiểm soát và cải tiến kế hoạch

Tổng hợp đánh giá và ghi chép mức độ hoàn thành trong quá trình thực hiện tiến độ tuần để tìm nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch. Quan sát, liệt kê đầy đủ, trung thực các vấn đề sẽ là cơ sở để đánh giá và phương pháp xử lý thích hợp. Cấp trưởng sẽ tổ chức phân tích các yếu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến kế hoạch và xác định các điểm trọng yếu để đề ra cách cải tiến kế hoạch ngày càng hiệu quả.

 Khi kế hoạch bị trễ thì các lý do thường gặp mà cấp trưởng phải xem xét thường bao gồm các yếu tố sau: một là người chỉ huy và đội ngũ thực hiện không đủ năng lực hoặc thái độ không phù hợp. Trong trường hợp này thì cấp trưởng phải họp chỉnh đốn thái độ hoặc đào tạo hướng dẫn cho đội ngũ thực hiện hoặc thay thế bằng đội ngũ mới.

Hai là trong trường hợp đội ngũ đủ khả năng nhưng vẫn bị trễ thì các biện pháp khác phải được tính tới như tăng nhân lực hoặc dùng biện pháp tiên tiến khác và biện pháp cuối cùng chỉnh tiến độ trong khoảng cho phép. Cải tiến kế hoạch đòi hỏi sự mạnh mẽ và quyết liết của cấp trưởng nhằm đạt kết quả tốt nhất và hoàn thành nhanh nhất. Cải tiến kế hoạch liên tục sẽ nâng cao năng lực cạnh tranh của cá nhân, bộ phận và Tập đoàn trên con đường phát triển thành chuyên nghiệp và hàng đầu ở Việt Nam.

Ví dụ: Bảng kế hoạch tháng của dự án Bcons Bee

Mẫu tiến độ tuần của bộ phận, phòng ban

Ví dụ : Mẫu báo cáo và đánh giá tiến độ thực hiện tuần của ban chỉ huy

Mẫu kế hoạch tuần của nhân viên

Công tác lập kế hoạch, giám sát, cải tiến của Tập đoàn Bcons được ban hành và thực thi ngày càng tiến bộ. Các cấp trưởng luôn chủ động theo sát quá trình thực hiện và có điều chỉnh phù hợp công việc hàng ngày để kế hoạch tuần thực hiện thành công. Các kế hoạch phụ thuộc các điều kiện khách quan như khách hàng, nhà thầu phụ hoặc nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng kế hoạch thực hiện trong ngày của cá nhân hoặc bộ phận.Việc phản ánh kịp thời cho cấp trưởng cũng như chủ động các công việc dự phòng vẫn còn thụ động và chậm. Lập kế hoạch chi tiết có yếu tố dự phòng và tinh thần phản ứng nhanh là yếu tố quan trọng đáp ứng các biến đổi trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt hiện nay.