Đối với công tác quản lý dự án xây dựng công trình nhà cao tầng, đòi hỏi việc quản lý hồ sơ khối lượng, chất lượng phải hết sức đầy đủ và khoa học. Trong khi số lượng dự án của Tập đoàn Bcons triển khai luôn tăng nhanh theo từng năm càng khiến cho công tác lưu trữ và kiểm soát hồ sơ dự án ngày càng khó khăn hơn. Chỉ tính riêng với sản phẩm dự án căn hộ, hiện tại Tập đoàn Bcons đã đang triển khai xây dựng cùng lúc 05 dự án, gồm các dự án: Bcons Garden, Bcons Greenview, Bcons Plaza, Bcons Bee và Bcons Sala.
Với số lượng dự án như vậy, có thể thấy hàng ngày nhân sự của khối Quản lý dự án phải tiếp nhận, xử lý và tương tác một lượng lớn dữ liệu thông tin với các bộ phận liên quan. Do vậy, nếu không có phương pháp lưu trữ và quản lý tốt sẽ vô cùng khó khăn trong việc tìm kiếm, kiểm tra, nghiệm thu và đối chiếu số liệu. Nhìn thấy được mấu chốt vấn đề, cùng với sự động viên khích lệ từ cấp trên, anh Phạm Hoàng Long đã chủ động tìm kiếm và nghiên cứu các phương pháp quản lý dữ liệu với mục đích ban đầu là hỗ trợ cho công việc của chính mình.
Tuy nhiên, sau khi tìm hiểu sâu và nhận thấy được tính hiệu quả của Google Suite có khả năng đáp ứng được công việc cho nhiều người cùng một thời điểm, anh Phạm Hoàng Long đã mạnh dạn đề xuất áp dụng công cụ Google Workspace dựa trên nền tảng điện toán đám mây vào quản lý hồ sơ dữ liệu cho toàn khối Quản lý dự án.
Google Workspace có nhiều ứng dụng tích hợp hữu ích như Gmail, Drive, Docs, Sheet,… nên công việc tìm kiếm, theo dõi và xử lý dữ liệu thông tin của tất cả những ai được chia sẻ dữ liệu trên hệ thống, dù đang ngồi làm việc ở bất kỳ đâu chỉ cần máy tính được kết nối Internet là đã có thể thực hiện việc tra cứu và xử lý dữ liệu. Hình thức lưu trữ hồ sơ như vậy đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và giúp cho quy trình xử lý công việc của nhân sự khối Quản lý dự án giảm tải áp lực cũng như chất lượng thông tin cập nhật chính xác với tình hình thực hiện thực tế ở công trường. Nhờ đó đã giúp cho công tác quản lý các dự án thuận lợi, đảm bảo tiêu chí An toàn – Chất lượng – Tiến độ các dự án đạt và vượt kế hoạch.